En la actualidad, es común escuchar términos tales como BigData, Inteligencia Artificial (AI), Internet de las Cosas (IoT), BlockChain, Machine Learning (ML), Transformación Digital, etc. Estos términos están presentes en el lenguaje común y, sobre todo, en el mundo empresarial donde la búsqueda de ser cada vez más productivos ha llevado a las empresas a una carrera sin precedentes para mantenerse vigentes y garantizar la continuidad de los negocios.
La pandemia del COVID19 que recién ha sido superada y que obligó al mundo a cambiar su perspectiva sobre los negocios, la educación, las comunicaciones, las relaciones interpersonales y un sinnúmero de aspectos que se creían controladas o imposibles de cambiar, nos llevó a acelerar y optimizar la infraestructura tecnológica en todos los ámbitos sociales para poder enfrentar ese reto que significó para los ciudadanos estar encerrados en nuestras casas y para las empresas continuar funcionando remotamente. Según Forbes, el 80% de las empresas en el mundo adelantaron su transformación digital por Covid-19.
Las empresas se vieron obligadas a innovar en la forma de ofrecer sus servicios y productos a sus clientes y para ello debieron hacer un auto-diagnóstico muy objetivo sobre su infraestructura tecnológica para tomar decisiones. Muchas de las empresas presentaban una importante preparación para enfrentar el reto, otras no tanto, otras tuvieron que decidir auto inventarse y transformarse sobre la marcha lo que aceleró la transformación digital no solo de las empresas sino de los países.
Según la CEPAL, “debido a las restricciones de movilidad producto de la pandemia, muchas empresas incrementaron su presencia en línea para seguir prestando servicios y ofreciendo productos. Internet se convirtió en una herramienta indispensable para mitigar los efectos de la crisis”, lo que aceleró el comercio electrónico.
(La Comisión Económica para América Latina y el Caribe es el organismo dependiente de la Organización de las Naciones Unidas responsable de promover el desarrollo económico y social de la región.Creada en 1948, la Cepal se dedica a la investigación económica.)
https://www.cepal.org/sites/default/files/publication/files/46766/S2000991_es.pdf
Según la Amazon Web Services (AWS), una empresa mundial que presta servicios de tecnología, “La transformación digital es el proceso mediante el cual una organización intenta integrar tecnología digital a todas las áreas empresariales, de manera que cambia por completo la forma en que ofrece valor a los clientes. Las empresas adoptan tecnologías digitales innovadoras para realizar cambios culturales y operativos que se adapten mejor a las necesidades cambiantes de los clientes”
https://aws.amazon.com/es/what-is/digital-transformation/
Por otra parte, SAP líder del mercado de software de aplicaciones empresariales, y ayuda a empresas de todos los tamaños e industrias a operar de la mejor manera, “La transformación digital implica integrar tecnologías y soluciones digitales en todas las áreas de un negocio. Este es tanto un cambio cultural como tecnológico, ya que requiere que las organizaciones hagan cambios fundamentales en la forma en que operan y en el modo en que brindan experiencias y beneficios al cliente”
https://www.sap.com/latinamerica/insights/what-is-digital-transformation.html
De otro lado, IBM otra de las grandes multinacionales tecnológicas, afirma que “La transformación digital adopta un enfoque centrado en el cliente y que se encuentra primero en lo digital en todos los aspectos de una empresa, desde sus modelos comerciales hasta las experiencias del cliente, los procesos y las operaciones”
https://www.ibm.com/co-es/topics/digital-transformation
De acuerdo con las definiciones anteriores, la transformación digital no es una moda o un capricho, sino que es una estrategia que involucra las personas, los procesos y la tecnología dentro de una empresa, pero no es algo fácil, según estadísticas solo el 35% de las iniciativas de transformación digital son exitosos, y por ello es algo que se debe planear y definir en función de los objetivos definidos por las organizaciones. Citando de nuevo a la CEPAL, esta institución afirma que “la presencia empresarial en línea se incrementó durante la crisis del COVID-19, los sitios web empresariales crecieron un 800% en Colombia y México, y un 360% en Brasil y Chile” (CEPAL).
La Gestión Documental se ha convertido en un proceso estratégico en las empresas teniendo en cuenta la relevancia de la Sociedad de Información. Esto se ha dado gracias al crecimiento y desarrollo de la información digital y la generación de contenidos que ha repercutido en las organizaciones que hacen uso de ella para la toma de decisiones.
La Norma ISO 15489, define a la gestión documental como el proceso responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento y uso, y destrucción de documentos, incluyendo los procesos para capturar y conservar evidencia e información sobre actividades y transacciones de la organización.
Por su parte, la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos de Colombia, la Gestión documental es un “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”
De tal manera que la Gestión Documental es una estrategia que puede potenciar las capacidades de una organización para una apropiada Transformación Digital, dado que el crecimiento de la información y los documentos electrónicos ha sido exponencial y plantea nuevos retos para su creación, planificación, manejo y organización. Entre los retos más grande es garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y accesibilidad a la información digital dentro de las organizaciones. Como lo afirma Gómez (2020) “La crisis generada por el COVID19 debe llevar a que las empresas aceleren sus procesos de adquisición e implementación de sistemas que permitan un flujo eficiente de documentos, que garanticen integridad, autenticidad, fiabilidad y Disponibilidad, que inter-operen con otros sistemas internos y externos a la empresa y, sobre todo, que permitan que los documentos se preserven en el tiempo”
Para concluir, el mundo es otro después de la pandemia del COVID19 y cambio el modo de ver y tramitar la información, es el momento preciso para pensar en una transformación digital efectiva para las organizaciones que potencie a los empleados, haga mas productivos lo procesos y genere mayor valor y satisfacción a los clientes.
https://www.estrategiasdocumentales.com/computacion-en-la-nube-para-empresas/
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