WorkManager ED Cloud®: Sostenibilidad para las organizaciones

Importancia de un SGDEA en modelo cloud

WorkManager ED Cloud® ofrece numerosos beneficios y ventajas para todo tipo de organizaciones en comparación con los sistemas de gestión documental tradicionales basados en papel, nuestro equipo de expertos nos las resumen brevemente para que cualquier persona pueda entenderlos:

Acceso y disponibilidad mejorados

Al estar alojado en la nube, se puede acceder a los datos desde cualquier lugar solo con tener una conexión a internet y usando cualquier dispositivo. Esta característica facilita el trabajo remoto, la colaboración entre usuarios y mejora la eficiencia en el acceso a la información. Esto ahorra mucho tiempo y dispara la productividad de cualquier proyecto.

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Seguridad y protección de datos

Como proveedores de servicios en la nube, utilizamos altos estándares de seguridad y cifrado para proteger los datos. Esto brinda una mayor confianza en la seguridad de los documentos almacenados y evita pérdidas de información por accidentes, robos o desastres naturales.

Estos documentos electrónicos tienen la ventaja de que en su almacenamiento se pueden implementar medidas de seguridad como el cifrado o contraseñas evitando el acceso de personas no autorizadas a información confidencial o la manipulación indebida de la misma.

Copias de seguridad automáticas

Además, los sistemas de respaldo como las copias de seguridad o backup nos garantizan la recuperación de la información en caso de cualquier accidente o desastre. Estas copias de seguridad se realizan de manera automática, esta medida es eficaz para minimizar el riesgo de pérdida de documentos o información importante.  

Facilidad de búsqueda y recuperación

WorkManager ED Cloud® es un  Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) en la nube y por esto ofrece potentes herramientas de búsqueda y etiquetado, lo que facilita encontrar documentos específicos de manera rápida y sencilla.

Cabe resaltar que la búsqueda de información en archivos físicos, es decir en papel, es un proceso tedioso y lento, poco productivo, aumenta los costos operacionales y se corre el riesgo de pérdida de información.

Cumplimiento normativo

WorkManager ED Cloud® está diseñado para cumplir con las regulaciones específicas de seguridad y privacidad de datos, lo que ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos legales y normativos aplicables.

También puede ayudar al cumplimiento de todas las regulaciones y leyes relacionadas con la privacidad y seguridad de los datos, ya que se pueden establecer controles y auditorías para rastrear el acceso a los documentos.

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Actualizaciones automáticas

Nosotros nos encargamos de todas las actualizaciones y mejoras del sistema, asegurando que los usuarios siempre tengan acceso a las últimas características e innovaciones sin necesidad de intervenir manualmente, reduciendo notablemente la carga de trabajo del usuario final y ahorrándole mucho tiempo. Con esta característica de actualizaciones automáticas nos aseguramos de que todos los usuarios tengan acceso a la misma versión del software, lo que elimina problemas de compatibilidad y asegura que todos los usuarios estén trabajando con la última versión.

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Sostenibilidad y respeto al medio ambiente

El uso de WorkManager ED Cloud® para gestionar la documentación electrónica y la reducción del uso de papel es beneficioso para el medio ambiente. El papel se produce principalmente a partir de la tala de árboles, lo que puede tener un impacto significativo en los bosques y la biodiversidad. Al tener empresas con políticas de “Cero Papel” podemos contribuir a la conservación de los recursos naturales y reducir la deforestación.

La producción de papel implica un alto consumo de energía y agua, la industria papelera emite una cantidad abundante de gases de efecto invernadero y los desechos generados por el uso desmedido de papel impactan y contaminan nuestro ambiente.

Conclusión

Si gestiona su documentación con WorkManager ED Cloud® tendrá todas las ventajas de administrar su información con un SGDEA más los beneficios que llegan con la nueva tecnología Cloud. Mayor eficiencia, seguridad, colaboración y cumplimiento normativo, todo esto puede mejorar significativamente la operatividad y competitividad de las empresas en la era digital.

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