Breve Historia del Símbolo del Archivo

Dios Jano (en latín Janus). Es el Dios de las Puertas Abiertas, de los Comienzos y de los Finales. Por eso le fué consagrado el primer mes del año Enero. Se representa bifronte, con dos caras mirando en sentido opuesto. El Dios Janos es el Dios de los Cambios y de las Transiciones, de los momentos que se traspasa el umbral separando el pasado y el futuro.

Se observa que  el Consejo Internacional de Archivos se manifiesta con  el mito de Jano  ya que es comprendido como eje del mundo entre el presente y el pasado, es el que custodia los archivos de gestión con un lado de su cara y el archivo central e histórico con el otro lado de su cara.

Condición axial que es recordada y utilizada por los defensores de la gestión documental a partir de una representación abstracta en la que establecen tres dimensiones de interés, las cuales son D1 (Diseño y Creación de documentos) D2 (Incorporación al sistema de Archivos) D3 (Memoria social), estas dimensiones hacen referencia al  ciclo vital del documento donde se encuentran las tres fases, archivo de gestión, central e histórico.

Función del Guardián de Archivos

La primordial función del guardián de los archivos es asegurar la existencia de un sistema viable y generalmente aceptado para gestionar los documentos en el lugar donde se crean y manipulan.
Ello sólo es posible, si se generan y establecen políticas y procedimientos que aseguren independientemente de donde se "almacenen" los documentos, su gestión según las normas establecidas. Así pues, la custodia queda relegada frente al verdadero factor real que es el control de los documentos y la actitud de compromiso que asuma el encargado de archivo en ello. De esta forma, los profesionales de archivística deberán hablar a sus usuarios (creadores y manipuladores de los documentos) de buenas prácticas de gestión que les faciliten y posibiliten ejercer el control necesario sobre los documentos.
Así, mientras la percepción de Jano como guardián de los documentos tangibles se desdibuja, nuevos bocetos (acepciones y percepciones) de dicha deidad son reconocibles: una custodia distribuida que asegure la creación de acuerdos de cumplimiento y compromiso entre productores y archiveros, la instauración de mecanismos fiables de auditoría de gestión de documentos, el establecimiento de redes de formación en el manejo y conservación así como la definición, la asignación de responsabilidades y la delegación de poder entre toda la plantilla de una entidad.